Datenschutz

Datenschutzhinweise

Hier erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir erheben und verarbeiten. Nicht nur bezüglich unserer Webseite, sondern auch zur gesamten Datenverarbeitung durch den Verein. Zuletzt stellen wir Ihre Rechte dar und geben Ihnen alle relevanten Kontaktdaten.

♦ Informationen für Mitglieder

Mitgliederverwaltung

Bei Vereinseintritt erheben wir in der Beitrittserklärung u.a. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, IBAN und Ihre Unterschrift. Papierdokumente scannen und vernichten wir sofort. Digitale Dokumente speichern wir in einer privaten Cloud.

Wir benachrichtigen unsere Mitglieder regelmäßig per E-Mail, um über zukünftige Aktivitäten, Veranstaltungen und Mitgliederversammlungen zu informieren. Dabei nutzen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.

Die Daten unserer Mitglieder geben wir vereinsintern an andere Bereiche weiter, um die interne Kommunikation zu erleichtern.

Kündigt ein Mitglied, erfolgt die Löschung aller Daten zu Beginn des neuen Kalenderjahres automatisch.

Rechtsgrundlage:

      • Beitritt, Schriftverkehr und Kündigung: Art. 6 I b) DSGVO
      • Vereinsinterne Weitergabe von Daten: Art. 6 I f) DSGVO

Protokolle von Sitzungen

Wir protokollieren unsere vereinsinternen Sitzungen vollständig. Teils werden Vereinsmitglieder namentlich aufgeführt. Die Protokolle sind öffentlich zugänglich. Sie dienen der Dokumentation (v.a. von Beschlüssen) und der Nachweisbarkeit. Die Löschung erfolgt nach elf Jahren jeweils zum Ende des Kalenderjahres.

Rechtsgrundlage:

      • Art. 6 I f) DSGVO
      • Berechtigtes Interesse: Dokumentation und Nachweis

Beitragseinzug und Mahnung

Wir ziehen jährlich einen Mitgliedsbeitrag von allen Vereinsmitgliedern ein. Der Einzug erfolgt mittels Sepa-Lastschriftmandat. Dabei nutzen wir Ihre IBAN und Ihren Namen. Die Zahlungsbelege werden nach elf Jahren jeweils zum Ende des Kalenderjahrs gelöscht.

Unser Zahlungsdienstleister Sparkasse Freiburg-Nördlicher Breisgau erhält ihre IBAN sowie ihren vollständigen Namen. Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Sparkasse Freiburg-Nördlicher Breisgau finden sie hier.

Rechtsgrundlage:

      • Art. 6 I f) DSGVO

Einladung

Wir senden den Vereinsmitgliedern und Interessent:innen Einladungen per E-Mail. Diese beinhalten Informationen zu geplanten Theatervorstellungen.

Sofern bei uns kein Widerruf eingeht, speichern wir Ihre Daten bis zum Ende ihrer Mitgliedschaft.
Sofern die Interessent:innen in zwei aufeinander folgenden Jahren unsere Einladungen nicht annehmen, löschen wir ihre Daten nach zwei Jahren.

Rechtsgrundlage:

      • Werbung: Art. 6 (1) f) DSGVO

Adressliste

Wir legen eine Adressliste mit Kontaktdaten des Vereins in unserer privaten Cloud an. Diese stellen wir dem Ensemble zur Verfügung, um die interne Kommunikation zu erleichtern. Beim Kinderensemble dient sie darüber hinaus der Bildung von Fahrgemeinschaften und der Benachrichtigung der Eltern bei Notfällen. Zur Weitergabe Ihrer Kontaktdaten wird Ihr mündliches Einverständnis eingeholt.
Die Adressliste löschen wir, sobald wir alle Einladungen für die nächste Spielsaison versandt haben.

Rechtsgrundlage:

      • Adressliste als Kontaktaufnahme im Ensemble: Art. 6 (1) f) DSGVO
      • Verteilung: Art. 6 (1) a) DSGVO

Probenplanung

Die Regie führt die Probenplanung durch und erfasst die Namen und Fehltermine der Schauspieler:innen. Grundsätzliche Fehlzeiten werden durch den Spielbetrieb oder die Regieassistenzen eingeholt. Bei den Erwachsenen werden weitere Fehlzeiten per E-Mail und Signal monatlich abgefragt.
Wir speichern die eingeholten Informationen nur bis zum Ende der Spielsaison.

Rechtsgrundlage:

      • Reibungslose Probenplanung: Art. 6 1) f) DSGVO

Dienste

Im Aufenthaltsraum hängen wir Dienstlisten am schwarzen Brett aus. Ein Mitglied kann selbst entscheiden, welchen Dienst an welchem Tag es übernehmen möchte. Es wird dafür nur der Vor- oder Spitzname benötigt. Zu den Dienstlisten haben nicht nur alle Mitglieder Zugang, sondern auch alle Familienmitglieder, Freund:innen und Bekannte der Mitglieder. Zudem teilen wir die Liste auch per Signal.
Wir bewahren die Liste bis zum Erbringen des Dienstes auf, danach vernichten wir diese wieder.

Rechtsgrundlage:

      • Gemeinsames Sicherstellen von Sauberkeit: Art. 6 (1) f) DSGVO

Nachklapp

Vor Ende der Saison bitten wir das Ensemble per E-Mail oder schriftlichem Formular um Feedback. Dabei können die Schauspieler:innen selbst entscheiden, ob sie das Feedback anonym oder unter Angabe des Namens abgeben wollen. Das Feedback bewahren wir bis zur Auswertung auf. Danach vernichten wir die Formulare in Papierform und löschen die E-Mails.

Rechtsgrundlage:

      • Verbesserung von Prozessen: Art. 6 (1) f) DSGVO

Gesundheitsdaten

Mittels eines Rundschreibens nehmen wir die Allergien, Besonderheiten in der Ernährung und im Notfall benötigten Medikamente des Ensembles auf. Diese Informationen nutzen wir für die Bereitstellung passenden Essens und die Gewährleistung der möglichst besten medizinischen Versorgung in Notfällen. Die erhobenen Daten speichern wir bis zum Ende der Spielsaison digital in unserer privaten Cloud und löschen sie anschließend.

Rechtsgrundlage:

      • Konkludente Einwilligung bei hinreichend bestimmten Verwendungszweck: Art. 6 (1) a) i.V.m. Art. 9 (2) a) DSGVO

Kenntnisnahme

Wir teilen allen Schauspieler:innen ein Dokument zur Verpflichtung der Einhaltung der Theaterregeln und -termine aus. Dies soll den Schauspieler:innen den großen zeitlichen Aufwand vor Augen führen, der mit der Entscheidung am Stück mitzuwirken einhergeht. Jede:r Schauspieler:in muss die Kenntnisnahme mit eigener Unterschrift bestätigen. Die Dokumente vernichten wir am Ende der Spielsaison.

Rechtsgrundlage:

      • Reibungslose Produktion (keine Fehlzeiten): Art. 6 (1) f) DSGVO

Fotos und Videos

Während den Proben und Aufführungen fertigen wir Fotos und Videos von Schauspieler:innen an. Auch Mitglieder und Helfer:innen sind auf Fotos zu sehen, z.B. bei Arbeitseinsätzen und Proben. Fotos und Videos werden bei den Fotograf:innen und in unserer Cloud gespeichert. Die Löschung erfolgt nur auf Antrag.

Rechtsgrundlage:

      • Erlaubnis zur werblichen Verwendung von Fotos: Art. 6 (1) a) DSGVO
      • Verwendung atmosphärischer Bilder zur Öffentlichkeitsarbeit: Art. 6 (1) f) DSGVO

Programmheft und Besetzungsliste

Wir drucken ein Programmheft zur Ausgabe an das Publikum und verteilen es zur Werbung. Wir veröffentlichen zu jedem Stück eine Liste der Darsteller:innen und Mitwirkenden und zu allen Schauspieler:innen ein Profil auf unserer Webseite. Die Löschung erfolgt nur auf Antrag.

Rechtsgrundlage:

      • Bereitstellung von Informationen zum Stück und Öffentlichkeitsarbeit: Art. 6 (1) b) DSGVO (Name/Rolle von Schauspieler:innen) bzw. Art 6 (1) f) DSGVO (Name/Funktion von sonstigen Mitwirkenden), Art 6 (1) a) DSGVO (bzgl. Presse- und Szenenfotos)

Helfendenliste

Hinter und neben der Bühne braucht es Helfende: Kartenverkauf, Bewirtung, aber auch Bühnenbau und Parkpflege. Zur Koordination gibt es z.T. Papierlisten, für jede Veranstaltung eine Helfendenliste im Mitgliederbereich der Webseite. Die Kommunikation läuft über Signal-Gruppen.

Rechtsgrundlage:

      • Reibungsloser Ablauf der Veranstaltungen: Art. 6 (1) f) DSGVO
♦ Datenpflege externer Personen

Sponsoring

Einzelne Unternehmen unterstützen das Theater. Wir speichern die Kontaktdaten der uns genannten Ansprechpartner:innen bis auf Widerruf.

Rechtsgrundlage:

      • Verwalten und Nutzen von Kontaktdaten: Art. 6 (1) b) DSGVO

Schriftverkehr mit Dritten

Wir pflegen Adress- und Kontaktdaten von VIPs (Gemeinderät:innen, Ansprechpartner:innen von Sponsoren, etc.), um sie z.B. zu Premieren einzuladen. Die Löschung erfolgt auf Antrag der Betroffenen, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn die Kontaktdaten ihre Gültigkeit verlieren.

Rechtsgrundlage:

      • Art. 6 I f) DSGVO
      • Berechtigtes Interesse: Werbung
♦ Webseite

Der Webserver protokolliert alle Zugriffe der Webseite-Besucher:innen, unter anderem die IP-Adresse. Es wird eine anonyme Statistik erstellt. Das Protokoll dient der Prüfung der ordnungsgemäßen Funktion des Webservers und dem Schutz vor Angriffen. Auf die Daten haben nur wenige Administrator:innen Zugriff. Die Daten werden automatisch nach drei Monaten gelöscht. Auf Antrag löschen wir diese auch früher.

Rechtsgrundlage:

      • Sicherstellung technischer Betrieb: Art. 6 (1) f) DSGVO
♦ Newsletter

Auf unserer Webseite können Sie unseren Newsletter abonnieren. Tragen Sie dafür Ihre E-Mail-Adresse in die dafür vorgesehene Maske ein. Wir benachrichtigen alle Newsletter-Abonnent:innen regelmäßig zu Werbezwecken. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse bis zur Kündigung Ihres Abonnements. Die Kündigung kann jederzeit durch das Anklicken des dafür vorgesehenen Links in der Newsletter-E-Mail erfolgen.

Wir bilden im Newsletter teils Szenenfotos ab. Speicherung und Löschung erfolgt nach oben benannter Regelung für Fotos und Videos.

Rechtsgrundlage:

      • Newsletter-Abonnement: Art. 6 (1) a) DSGVO
♦ Facebook, Instagram und YouTube

Wir laden auf unserem Facebook- und Instagram-Kanal Beiträge und Storys hoch. Oftmals beinhalten diese Fotos und Videos von Schauspieler:innen und anderen Mitwirkenden des Theaters. Die Beiträge sind öffentlich und werden von Meta Platforms Inc. bereitgestellt. Wir nutzen Facebook und Instagram nicht selbst aktiv zur 1:1-Kommunikation, reagieren aber natürlich auf Fragen.

Wir laden auf unserem YouTube-Kanal Videos hoch, in denen Schauspieler:innen und weitere Vereinsmitglieder zu sehen sind. Die Videos sind öffentlich. Die Plattform wird von Alphabet Inc. bereitgestellt.

Eine Löschung von Fotos oder Inhalten in Sozialen Medien erfolgt – sofern überhaupt möglich – nur auf Antrag. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Meta und Alphabet.

Rechtsgrundlage:

      • Erlaubnis zur werblichen Verwendung von Fotos: Art. 6 (1) a) DSGVO
♦ Kartenverkauf

Für den Vorverkauf der Karten über das Internet-Portal von Ticket-Regional erheben wir u.a. Name, Adresse, Kontaktdaten, Alter und Zahlungsinformationen der Käufer:innen. Wir speichern Ihre Daten für drei Jahre. Informationen dazu, wie Ticket-Regional mit Ihren Daten verfährt, finden sie hier.

Alternativ können Sie Karten bei einer Vorverkaufsstelle erwerben. Personenbezogene Daten sind nicht erforderlich.

An der Theaterkasse können Sie Karten kaufen oder – in Ausnahmefällen – reservieren. Bei der Reservierung werden Ihre Kontaktdaten und Ihr Name erfasst. Ein Hinweis auf einen Rollstuhl ist auch möglich. Diese Daten speichern wir für drei Jahre.

Bei Fragen und Wünschen können Sie sich gerne an die Telefon-Hotline von Ticket-Regional, die Theaterkasse oder unsere telefonische Info-Line unter 0152 533 819 42 wenden. Falls erforderlich, werden Ihre Kontaktdaten und Ihr Name schriftlich erfasst. Nach Abschluss des Vorgangs werden diese Notizen vernichtet und alle Einträge unleserlich gemacht.

Wir führen handschriftlich eine Nachbarschafts-Liste mit Namen und Hausnummern. Wir übergeben betroffenen Nachbar:innen durch ein Anschreiben Gutscheine. Diese können an der Theaterkasse gegen Karten eingetauscht werden. Auf Anfrage löschen wir Ihre Daten.

Rechtsgrundlage:

      • Kartenverkauf: Art. 6 (1) b) DSGVO
      • Nachbarschaftspflege: Art. 6 (1) f) DSGVO
♦ Finanzielle Abwicklung

Buchhaltung

In der Buchhaltung erfassen wir alle anfallenden Geschäftsvorfälle. Alle Belege speichern wir in unserer Cloud und stellen diese unserem Steuerberater zur Verfügung. Wir bewahren sämtliche buchungsrelevante Belege und die darauf befindlichen Daten für elf Jahre auf und löschen sie jeweils zum Ende des Kalenderjahres.

Rechtsgrundlage:

      • Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften: Art. 6 (1) f) DSGVO

Spendenbescheinigungen

Bei zuordenbaren Spenden stellen wir den Spender:innen eine Spendenbescheinigung aus, die wir per Post oder Direkteinwurf zustellen. Eine Kopie der Bescheinigung wird in unserer Cloud gespeichert.

Rechtsgrundlage:

      • Steuerrechtliche Interessen des Spenders: Art. 6 (1) f) DSGVO
♦ Videoüberwachung

Auf dem Theater-Gelände sind mehrere Kameras installiert, die unser Gelände und unsere Gebäude außerhalb der Nutzungszeiten filmen. Die Aufzeichnungen verwenden wir ausschließlich dazu, Sachbeschädigungen und Diebstahl nachzuvollziehen. Nur einzelne Vorstandsmitglieder haben Zugriff auf die Videoanlage. Bei Anfragen durch die Polizei geben wir Videosequenzen zur Aufklärung von Straftaten an diese weiter. Ansonsten werden Videoaufzeichnungen nach 14 Tagen automatisiert gelöscht.

Rechtsgrundlage:

      • Abschreckung, Nachvollziehbarkeit bei Vandalismus/Diebstahl: Art. 6 (1) f) DSGVO
♦ Ihre Rechte

Bezüglich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie ein Recht auf Auskunft und Berichtigung. Sie können jederzeit formlos der auf berechtigtem Interesse basierenden Verarbeitung widersprechen, die Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung Ihrer Daten fordern oder sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

♦ Kontakt

Haben wir etwas nicht verständlich erklärt? Dann sprechen Sie uns bitte einfach an:

Theater im Steinbruch Emmendingen e.V.
Steinstr. 4, 79312 Emmendingen

Allgemeine Anfragen: info@theater-im-steinbruch.de
Anfragen zum Datenschutz: datenschutz@theater-im-steinbruch.de

Diese E-Mails an diese Adresse gehen an unser Datenschutzteam, dem der:die Datenschutzbeauftragte angehört. Wir melden uns unverzüglich bei Ihnen.

Sie können sich auch direkt bei der Aufsicht beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 102932, D-70025 Stuttgart
poststelle@lfd.bwl.de, +49 (0)711 6155410